Анализ цифровой трансформации функций управленческого документооборота в организации

Цель исследования состоит в анализе изменений функций управленческого документооборота (УД), вызванных цифровизацией деловой среды. Исследование, проведенное на базе функционального подхода, показало, что цифровые технологии оказывают неравномерное влияние на основные функции УД. В области информационно-справочных документов, составляющих наибольший объем документооборота, внедряются новые инструменты, которые уже сейчас частично замещают функции УД и вносят существенные изменения в их операции. Информационную функцию на организационном уровне выполняют корпоративные информационные системы, а на государственном – государственные информационные системы. Коммуникативная функция УД осуществляется в электронных средах и приложениях онлайн-взаимодействия, обеспечивающих сотрудников инструментами совместной работы. Недостаток правового регулирования цифровых технологий ограничивает их использование на высшей ступени управления. В организации функции УД больше подвержены изменениям в операционном управлении, чем в стратегическом. Организационно-управленческая и правовая функции практически не изменились, а перенесли значение, форму и реквизиты документов в систему электронного документооборота (ЭДО). ЭДО является частью цифровой деловой среды, которая целенаправленно и последовательно развивается в рамках государственной программы «Информационное общество». Показано, что цифровая трансформация оказывает положительное влияние на УД. В процессе цифровой трансформации УД освобождается от рутинных и однотипных операций, снижается нагрузка на специалистов, высвобождаются ресурсы для оптимизации документооборота ключевых управленческих документов: организационно-распорядительных и стратегических. Результаты исследования имеют практическое значение для развития методической поддержки УД с целью повышения эффективности управления в организации. Вклад в теорию менеджмента состоит в выявлении неоднородного влияния цифровой трансформации обеспечительных функций менеджмента на уровни управления организации. Полученные результаты дополняют базу эмпирических данных для развития теории цифровой трансформации менеджмента.

1. Аналитический обзор. (2022). Мониторинг процессов документообразования и объемов документооборота в федеральных органах исполнительной власти и перехода федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот за 2021 год. ВНИИДАД.

2. Бельдова, М. В. (2019). Государственный учет видов документов: вопросы и перспективы. Вестник ВНИИДАД, 6, 56–62

3. Бобылева, М. П. (2018). Об эволюции и коэволюции аналоговых и электронных документов. Документация в информационном обществе: актуальные проблемы управления электронными документами. Доклады и сообщения XXIV Международной научно-практической конференции. 185–193.

4. Бобылева, М. П. (2023). Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики. ТЕРМИКА.РУ.

5. Двоеносова, Г. А. (2024). Проблемы актуализации терминологического стандарта по делопроизводству и архивному делу. Вестник ВНИИДАД, 2, 40–49.

6. Днепровская, Н. В., & Шевцова, И. В. (2024). Формирование экономических свойств цифровой среды. Вестник Московского университета. Серия 6. Экономика, 59(4), 114–134. https://doi.org/10.55959/MSU0130-0105-6-59-4-6.

7. Ивановский, Н. И. (2022). Методика расчета показателей цифровой трансформации документированных сфер деятельности федеральных органов исполнительной власти Вестник ВНИИДАД, 5, 92–97. https://doi.org/10.55970/26191601_2022_5_92.

8. Кобылко, А. А. (2022). Стратегия предприятия, устойчивая к кризисам: уроки пандемии. Вестник Санкт-Петербургского университета. Менеджмент, 21(1), 3–18. http://doi.org/10.21638/11701/spbu08.2022.101.

9. Ковалев, В. Е., Новикова, К. В., & Добровлянин, В. Д. (2023). Внедрение ERP-систем малыми и средними компаниями в России: барьеры и перспективы, Управленец, 6, 77–91. https://doi.org/10.29141/2218-5003-2023-14-6-6.

10. Ковшикова, Е. В., Шиндряева, И. В., & Шиндряев, С. О. (2020). Трансформация системы информационно-документационного обеспечения как основа цифровизации системы государственного управления. ЦИТИСЭ, 2, 308–316. https://doi.org/10.15350/2409-7616.2020.2.28.

11. Кривокора, Е. И. (2006). Функциональный подход в исследовании организационных коммуникаций. Terra Economicus, 4(3), 146–149.

12. Ланская, Д. В., & Яковлева, Е. С. (2020). Цифровые документы архивного фонда: проблемы и методы обеспечения долгосрочной читаемости, Вестник Академии знаний, 1 (36), 114–124. https://doi.org/10.24411/2304-6139-2020-00021.

13. Лаптев, В. А., & Соловяненко, Н. И. (2021). Цифровое правосудие. Цифровой документ: монография. Проспект. https://doi.org/10.31085/9785392358410-2022-248.

14. Мехдиев, Э. Т., & Плеханова, Е. А. (2023). Развитие систем электронного документооборота в цифровой экономике. Дискуссия, 116(1), 58–70. https://doi.org/10.46320/2077-7639-2023-1-116-58-70.

15. Мингалев, В. С., & Ларин, М. В. (2017). Некоторые вопросы формирования теории документоведения. Делопроизводство, 3, 3–16.

16. Охрименко, А. В., & Гачегов, М. А. (2023). Оценка эффективности поддержки малого и среднего предпринимательства. Вестник Московского университета. Серия 6. Экономика, 58(4), 124–146. https://doi.org/10.55959/MSU0130-0105-6-58-4-6.

17. Стоянова, О. В., Лезина, Т. А., & Иванова, В. В. (2022). Стратегическое управление компанией в условиях цифровой трансформации: анализ концепций, подходов и методов. Вестник Санкт-Петербургского университета. Менеджмент, 21(3), 370–394. http://doi.org/10.21638/11701/spbu08.2022.303.

18. Ушаков, О. М. (2022). Социальные сети и мессенджеры как источник доказательственной информации. Право и государство: теория и практика, 9 (213), 176–179. http://doi.org/10.47643/1815-1337_2022_9_176.

19. Шаститко, А. Е., & Шпакова, А. А. (2018). Электронный документооборот в контрактных отношениях. Управленец. 9(5), 2–10. https://doi.org/10.29141/2218-5003-2018-9-5-1.

20. Шевцова, И. В., & Днепровская, Н. В. (2025) Анализ влияния цифровизации документов об образовании на профессиональную подготовку и занятость. Вопросы государственного и муниципального управления, 1, 93–115. https://doi.org/10.17323/1999-5431-2025-0-1-93-115.

21. Drucker, P. (2001). Management Challenges for the 21st Century. HarperBusiness

22. Ko, A., Fehér, P., Kovacs, T., Mitev, A., & Szabó, Z. (2022). Influencing factors of digital transformation: management or IT is the driving force? International Journal of Innovation Science, 14(1), 1–20. https://doi.org/10.1108/IJIS-01-2021-0007.

23. Rêgo, B. S., Jayantilal, S., Ferreira, J. J., & Carayannis, E. G. (2022). Digital transformation and strategic management: A systematic review of the literature. Journal of the Knowledge Economy, 13(4), 3195–3222. https://doi.org/10.1007/s13132-021-00853-3.